26 Eyl Yöneticinin Planlama Becerisi – Ali Alper Çeltek
Yöneticinin Planlama Becerisi
Bir Yöneticinin sahip olması gereken dört temel beceriden bir tanesi Planlamadır. İyi bir yönetici herhangi bir şey yapmadan önce mutlaka o şeyle ilgili bir planlama yapar. Yöneticinin yaptığı planlar o kurumda ya da o bölümde nelerin gerçekleştirilip nelerin gerçekleştirilmeyeceği ile ilgili bir çerçeve çizer. Gerçekleştirilecek şeylerle ilgili ihtiyaçları ve gereklilikleri ortaya koyar. Planlar sayesinde aynı zamanda sürekli gelişimin de altyapısı hazırlanmış olur.
Planlama aktif bir süreçtir. Bekleyelim ve görelim anlayışı ile tamamen ters yönde bir yaklaşımdır. Gelecekte var olan sorunların ve fırsatların öngörülmesini ve bunlarla ilgili eyleme geçilmesini sağlar.
Planlama kuruma ya da bölüme bir yön kazandırır. Ortak amaçların saptanmasını ve tüm çalışanlarla paylaşılmasını sağlar. Kurum kültürü oluşumuna da katkı sağlar.
Stratejik planlar, orta vadeli planlar ve operasyonel planlar kurum ve çalışanlar için belirsizliklerin bir derece de olsa giderilmesini sağlar. Bununla birlikte özellikle günümüz iş dünyasında belirsizliklerden, değişimlerden, esneklikten uzak kalabilmek imkansız bir hal almıştır. Bu durumda bile planlama, plansızlık durumuna göre avantaj sağlar. Var olan planlara göre kurumun gidişinin takip edilmesi belirsizliklerin, değişimlerin yönetilebilmesini kolaylaştırır, kuruma daha fazla esneklik sağlar ve kurum için sürekli gelişim fırsatı yaratır.
İyi bir plan için önceliklerin ve ihtiyaçların saptanması gerekir. Bu öncelikler ve ihtiyaçlar ışığında kısıtlı sayıda kilit amaç saptanır. Bu amaçları destekleyen ara hedefler belirlenir. Mevcut şartlar değerlendirilir. İmkanlar ve kısıtlar saptanır. Bu imkanlar ve kısıtlar ışığında basit eylem planları hazırlanır.
Bir planın başarılı olabilmesinin yolu saptanan amaçların ve hedeflerin genel geçer ifadelerle belirtilmesi yerine spesifik olmasıdır. “Büyüme”, “karlılık”, “üretkenlik”, vb hedefler kulağa hoş gelse de genel ifadelerdir. Büyümenin nasıl bir büyüme olduğu spesifik olarak tanımlanmalıdır: Üretim, satış, pazar payı, çalışan sayısı, finansal, vb açılardan hangisinde büyüme hedeflenecekse net bir şekilde belirtilmelidir. Benzer şekilde karlılık için fiyat politikası, ürün portföy yönetimi, maliyet yönetimi yaklaşımlarının hangisinin öncelikli olduğu belirtilmezse aynı hedef kurumun farklı ekipleri ve çalışanları için farklı anlamlara gelebilecektir. Başarılı bir planlama için buna müsaade edilmemelidir.
Unutulmamalıdır ki tek başına planlama başarıyı garanti etmez. Hiç kimsenin geleceği bilebilme yeteneği yoktur. Pazar koşullarında mutlak kontrol edilebilir unsurların sayısı da çok çok azdır. Dolayısıyla başarılı bir plan yapabilmek kadar değişen koşullara göre planı revize edip uyarlayabilmek de önemlidir.
Planlama sürecinin bir sonraki adımı eylem planlarına uygun Hedeflerin yazılması ve yazılan hedeflerin kurumda yayılımının yapılmasıdır. Hedeflerle Yönetim olarak da adlandırılan bu kısım için ayrıca bir yazı kaleme alacağım ve olumlu/olumsuz yanlarını tartışacağım.
Gerçekçi olmayan, ayakları yere basmayan, istişareye dayanmayan, spesifik amaçlara sahip olmayan, İNSAN unsurunu ve kurum kültürünü dikkate almayan, anlamlı kontrol noktaları içermeyen, performansla ilgili doğru ve zamanında geri bildirim mekanizmaları içermeyen, gereken durumlarda revize edilip uyarlanabilmeye uygun olmayan planların başarı şansı yoktur.
Demem o ki;
Yönetim becerilerinin ilki olan Planlama becerisini her Yöneticinin mutlaka bilmesi, öğrenmesi, geliştirmesi gerekir. Nasıl olsa uygulanamaz ya da nasıl olsa revize edilecek düşüncesi ile Planlamadan kaçınan Yöneticilerin başarı şansı yoktur.
Ali Alper Çeltek
